Hoofdstuk 01

Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor alle persoonsgegevens die wij verwerken van personen die contact met ons hebben (gehad), onze website veluwezoomhoren.nl bezoeken, een afspraak maken, of producten of diensten van ons afnemen.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect tot u als persoon herleidbaar zijn, zoals uw naam, adres, telefoonnummer, BSN, audiogram, IP-adres of klantnummer. Meer informatie over persoonsgegevens vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Hoofdstuk 02

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Veluwezoom Horen, een eenmanszaak gedreven door R. Bosvelt Cornelissen, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Onze gegevens zijn:

Hoofdstuk 03

Van wie verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van iedereen die op enige manier contact met ons heeft of heeft gehad. Dit zijn onder meer:

• bezoekers van onze website;
• (potentiële) cliënten en kopers van hoortoestellen, gehoorbescherming en aanverwante producten;
• personen die telefonisch, per e-mail of via een contact- of afspraakformulier contact opnemen;
• abonnees op onze nieuwsbrief;
• contactpersonen van leveranciers en zakelijke relaties.

Hoofdstuk 04

Hoe komen wij aan uw gegevens?

Wij ontvangen uw gegevens in de meeste gevallen rechtstreeks van uzelf, bijvoorbeeld doordat u:

• een afspraak met ons maakt, telefonisch, per e-mail of via ons online afspraaksysteem;
• een product of dienst bij ons afneemt;
• een contact- of vragenformulier op onze website invult;
• zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief;
• ons een e-mail, WhatsApp- of WhatsApp Business-bericht stuurt of ons belt;
• u tijdens een afspraak een audiologisch onderzoek of hoortest door ons laat uitvoeren.

In een aantal gevallen ontvangen wij uw gegevens via derden, met uw medeweten of toestemming. Denk daarbij aan een verwijzing van uw huisarts of KNO-arts, of aan informatie die wij – in overleg met u – opvragen bij uw zorgverzekeraar over de mogelijkheden voor vergoeding.

Hoofdstuk 05

Welke gegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij van u verwerken hangt af van de dienst of het product dat u afneemt. Wij verwerken niet meer gegevens dan nodig is.

5.1 Identificatie- en contactgegevens

• voor- en achternaam;
• aanhef en geslacht;
• adresgegevens (woon-, factuur- en eventueel afleveradres);
• telefoonnummer (vast en/of mobiel);
• e-mailadres;
• geboortedatum en – indien relevant – geboorteplaats;
• Burgerservicenummer (BSN), als wettelijk verplicht onderdeel van het zorgdossier op grond van de Wet gebruik BSN in de zorg;
• kopie of nummer van een identiteitsbewijs, uitsluitend wanneer dit wettelijk noodzakelijk is.

5.2 Financiële gegevens

• bankrekeningnummer en betaalgegevens;
• factuur- en bestelhistorie;
• indien u dit aan ons doorgeeft: naam van uw zorgverzekeraar, polisnummer en UZOVI-nummer, uitsluitend om deze gegevens op uw factuur te kunnen vermelden zodat u zelf kunt declareren bij uw zorgverzekeraar.

5.3 Audiologische en medische gegevens (bijzondere persoonsgegevens)

• uw gehoorklacht en hulpvraag;
• resultaten van hoortesten en audiogrammen;
• anamnese en relevante medische voorgeschiedenis met betrekking tot het gehoor;
• oorafdrukken, foto’s of scans van de gehoorgang;
• merk, type, serienummer en instellingen van uw hoortoestel of gehoorbescherming;
• verwijzingen en correspondentie van of met uw huisarts of KNO-arts;
• verslagen van consulten, controles en aanpassingen.

5.4 Website- en accountgegevens

• IP-adres, browsertype, apparaattype en taalinstelling;
• klikgedrag, bekeken pagina’s en bezoekduur op onze website;
• gegevens die u zelf invult in een contact-, afspraak- of bestelformulier.

Hoofdstuk 06

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens en op welke grondslag?

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doelen, en steeds op basis van één van de zes grondslagen uit artikel 6 van de AVG. Voor bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens) baseren wij ons daarnaast op artikel 9 lid 2 sub h AVG: verwerking ten behoeve van het verlenen van gezondheidszorg door een zorgverlener met beroepsgeheim.

6.1 Uitvoering van uw behandeling, bestelling of afspraak

Wij gebruiken uw gegevens om audiologisch onderzoek uit te voeren, hoortoestellen of gehoorbescherming aan te meten, te leveren en te onderhouden, om afspraken te plannen en om bestellingen te verwerken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG), aangevuld met artikel 9 lid 2 sub h AVG voor medische gegevens.

6.2 Voldoen aan wettelijke verplichtingen

Wij zijn wettelijk verplicht een medisch dossier bij te houden (WGBO), als zorgaanbieder uw BSN te registreren in dat dossier (Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg en Wet gebruik BSN in de zorg), en onze financiële administratie te bewaren voor de Belastingdienst. Grondslag: wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

6.3 Contact met zorgverzekeraars en andere medische partijen

Wij dienen geen declaraties rechtstreeks bij uw zorgverzekeraar in; dat doet u zelf. Wel kunnen wij – met uw medeweten of toestemming – contact hebben met uw zorgverzekeraar of andere medische partijen, bijvoorbeeld om de mogelijkheden voor vergoeding na te vragen, een offerte of nota op te stellen die u zelf bij uw zorgverzekeraar kunt indienen, of om productgerelateerde of inhoudelijke vragen af te stemmen. Wij delen daarbij niet meer gegevens dan strikt noodzakelijk. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang en – voor het delen van bijzondere persoonsgegevens – uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG).

6.4 Klantcontact en service

Wij gebruiken uw contactgegevens om u te informeren over een afspraak, om vragen te beantwoorden, om u te herinneren aan een controleafspraak, en om u service te verlenen tijdens en na de levering van een hoortoestel. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

6.5 Nieuwsbrief en informatie over onze diensten

Als u zich heeft aangemeld voor onze nieuwsbrief, gebruiken wij uw e-mailadres om u periodiek te informeren over onze diensten, aanbiedingen en nieuws. U kunt zich op elk moment afmelden via de link onderaan elke nieuwsbrief of door een mail te sturen naar contact@veluwezoomhoren.nl. Grondslag: toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG).

6.6 Verbetering van onze website

Wij plaatsen geen tracking-cookies en houden geen bezoekersstatistieken bij. Om storingen te kunnen verhelpen registreren wij wél technische foutmeldingen; die bevatten geen persoonsgegevens, zoals beschreven in hoofdstuk 09. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Hoofdstuk 07

Bijzondere persoonsgegevens en BSN

Een audicien verwerkt gegevens over uw gezondheid. Dit zijn “bijzondere persoonsgegevens” in de zin van artikel 9 AVG, die extra bescherming genieten. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor goede zorgverlening en alleen door personen met een beroepsgeheim of een vergelijkbare contractuele geheimhoudingsplicht.

Hoofdstuk 08

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld, tenzij een wettelijke of beroepsmatige bewaarplicht ons tot een langere termijn verplicht. Hieronder staat per soort gegeven hoe lang wij ze bewaren.

Cliëntdossier

Twintig jaar na het einde van de behandeling, of zoveel langer als redelijkerwijs voortvloeit uit goed hulpverlenerschap. Deze termijn volgt uit de richtlijnen van de Stichting Audicienregister (StAr) en sluit aan bij de bewaartermijn voor dossiers uit de WGBO (artikel 7:454 lid 3 van het Burgerlijk Wetboek).

Audiogrammen en meetgegevens

Als onderdeel van uw cliëntdossier: twintig jaar.

Financiële administratie

Zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht (artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen). Het gaat om facturen, betaalgegevens en bestelhistorie.

Garantie en reparatie

Gedurende de looptijd van de garantie, en daarna zolang dit nodig is voor de afhandeling van een lopende reparatie of aanspraak.

Hoofdstuk 09

Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met derden voor commerciële doeleinden. Wel schakelen wij een aantal dienstverleners in die gegevens voor ons verwerken. Met ieder van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin is vastgelegd dat zij uw gegevens uitsluitend voor ons en volgens onze instructies gebruiken.

Zoho Corporation

Ons klantsysteem, waarin uw aanvraag en contactgegevens worden vastgelegd. Wij gebruiken de Europese omgeving van Zoho.

ZeptoMail (Zoho Corporation)

De dienst waarmee wij bevestigings- en servicemails versturen. Ook hier gebruiken wij de Europese omgeving.

Upstash

De beveiligde wachtrij waarin een aanvraag tijdelijk wordt bewaard bij een storing, en de techniek die misbruik van onze formulieren tegengaat. Verwerking vindt plaats binnen de Europese Unie.

Vercel Inc.

Het platform waarop onze website draait. De verwerking van uw formuliergegevens vindt plaats op servers in Frankfurt.

Sentry

Een dienst die technische storingen op onze website registreert zodat wij ze kunnen verhelpen. Wij hebben die zo ingesteld dat er geen persoonsgegevens worden meegestuurd: IP-adressen worden verwijderd, en van een foutmelding in een formulier bewaren wij alleen wélk veld een fout gaf, niet wat u had ingevuld. Verwerking vindt plaats binnen de Europese Unie.

Hoofdstuk 10

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en tegen toegang door mensen die er niets mee te maken hebben. Onder meer:

• al het verkeer met onze website verloopt over een versleutelde verbinding;
• uw dossier is alleen toegankelijk voor wie het voor uw zorg nodig heeft, en die persoon heeft een beroepsgeheim of een vergelijkbare geheimhoudingsplicht;
• wij vragen en bewaren niet meer gegevens dan voor het doel nodig is;
• onze formulieren zijn beveiligd tegen geautomatiseerd misbruik;
• wij delen gevoelige gegevens niet via onbeveiligde kanalen, en adviseren u dat ook niet te doen;
• wij beoordelen onze beveiliging regelmatig en passen die aan wanneer dat nodig is.

Vermoedt u dat er iets mis is met de beveiliging van uw gegevens? Neem dan direct contact met ons op via contact@veluwezoomhoren.nl. Doet zich een datalek voor met een risico voor uw rechten en vrijheden, dan melden wij dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij u wanneer de wet dat voorschrijft.

Hoofdstuk 11

Welke rechten heeft u?

De AVG geeft u een aantal rechten ten aanzien van de gegevens die wij van u verwerken. U kunt daar altijd een beroep op doen.

Inzage

U mag opvragen welke gegevens wij van u verwerken en daar een kopie van ontvangen.

Correctie

Kloppen uw gegevens niet of zijn ze onvolledig, dan verbeteren of vullen wij ze aan.

Verwijdering

U kunt ons vragen uw gegevens te wissen. Voor uw cliëntdossier geldt daarbij een wettelijke bewaarplicht: wij mogen dat pas vernietigen wanneer u daar uitdrukkelijk om verzoekt én vernietiging niet in strijd is met goed hulpverlenerschap of een andere wettelijke verplichting.

Beperking

U kunt vragen de verwerking tijdelijk stil te leggen, bijvoorbeeld terwijl wij een correctieverzoek beoordelen.

Bezwaar

Verwerken wij gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, dan kunt u daartegen bezwaar maken vanwege uw bijzondere situatie.

Hoofdstuk 12

Vragen of een klacht

Heeft u een vraag over deze privacyverklaring, of bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons weten — wij gaan er graag met u over in gesprek en zoeken samen naar een oplossing.

Komen wij er samen niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy. Dat kan via autoriteitpersoonsgegevens.nl.